Die Abrechnung kostet Heilpraktiker oft mehr Zeit als nötig. Ein Überblick über GebüH-Ziffern, Honorarvereinbarungen, Mahnwesen und den richtigen Software-Support.
Die Abrechnung ist für viele Heilpraktiker der ungeliebte Teil des Praxisalltags. Dabei muss sie das nicht sein. Wer die Grundlagen der GebüH kennt, Honorarvereinbarungen richtig einsetzt und ein strukturiertes Mahnwesen etabliert, kann diesen Teil seiner Arbeit auf ein Minimum reduzieren — am besten mit der richtigen Software.
Die Gebührenordnung für Heilpraktiker (GebüH) ist das Standardwerk für die Abrechnung heilpraktischer Leistungen. Sie listet Ziffern mit Beschreibung und Regelsatz — von der Anamnese (Ziffer 1) über Akupunktur (Ziffer 10) bis zu Injektionen (Ziffer 20).
Wichtig: Die GebüH ist keine verbindliche Gebührenordnung wie die GOÄ für Ärzte. Sie ist eine Empfehlung, an der sich private Krankenversicherungen und Beihilfestellen orientieren — aber Sie können davon abweichen, sofern eine schriftliche Honorarvereinbarung mit dem Patienten vorliegt.
💡 Praxistipp: Viele PKV-Tarife erstatten GebüH-Leistungen bis zum 2,3-fachen Regelsatz. Rechnen Sie höher ab, sollten Sie das dem Patienten vorab transparent kommunizieren und schriftlich vereinbaren.
Für Leistungen außerhalb der GebüH — etwa spezielle manuelle Techniken, Ernährungsberatung oder Coaching-Elemente — brauchen Sie eine individuelle Honorarvereinbarung. Diese muss:
Eine gute Praxissoftware speichert Honorarvereinbarungen direkt im Patientenstammsatz und fügt sie bei Bedarf automatisch in die Rechnung ein — kein separates Word-Dokument mehr notwendig.
Damit Ihre Rechnung steuerlich und rechtlich einwandfrei ist, muss sie folgende Pflichtangaben enthalten:
Umsatzsteuer: Heilpraktische Leistungen sind nach §4 Nr. 14 UStG grundsätzlich umsatzsteuerbefreit — sofern sie der Diagnose, Heilung oder Verhütung von Krankheiten dienen. Reine Wellness- oder Entspannungsleistungen können umsatzsteuerpflichtig sein; im Zweifelsfall Steuerberater befragen.
Offene Rechnungen gehören zum Praxisalltag. Ein strukturiertes Mahnwesen schützt Ihre Liquidität, ohne das Patienten-Verhältnis zu belasten. Bewährt hat sich ein zweistufiger Prozess:
Viele Heilpraktiker scheuen das Mahnwesen aus Rücksicht auf Patienten. Dabei ist ein professionelles, automatisiertes System für beide Seiten komfortabler als ein persönliches Gespräch über ausstehende Beträge.
💡 Praxistipp: Versenden Sie Rechnungen unmittelbar nach der Behandlung — nicht am Monatsende gesammelt. Patienten zahlen schneller, wenn die Leistung noch frisch in Erinnerung ist.
Die meisten Heilpraktiker arbeiten mit einem Steuerberater zusammen. Statt monatlich Ordner mit Ausdrucken zu übergeben, ermöglicht ein DATEV-Export die direkte digitale Übergabe aller Buchungsdaten — im Format, das Steuerberater täglich verarbeiten (SKR 03 oder SKR 04).
Das spart dem Steuerberater Zeit (und Ihnen Honorar) und minimiert Übertragungsfehler. Noch komfortabler: Ein read-only Zugangslink für den Steuerberater, über den er jederzeit selbst auf Auswertungen zugreifen kann — ohne Login, ohne Rückfragen.
Eine manuelle Rechnung in Word oder Excel: 8–12 Minuten. Mit einer spezialisierten Software: unter 2 Minuten. Bei 60 Patienten pro Monat bedeutet das eine Zeitersparnis von 6–10 Stunden monatlich — Zeit, die Sie für Behandlungen, Fortbildungen oder schlicht Feierabend nutzen können.
Hinzu kommt: Manuelle Rechnungen enthalten häufiger Fehler (falsche Ziffern, fehlende Pflichtangaben), die im Nachgang korrigiert werden müssen. Software-gestützte Abrechnung ist nicht nur schneller, sondern auch zuverlässiger.
Therapeutly erstellt Rechnungen nach GebüH mit einem Klick, versendet sie automatisch per E-Mail und übernimmt das Mahnwesen. Inklusive DATEV-Export und Steuerberater-Zugangslink.
Die Abrechnung als Heilpraktiker muss kein Zeitfresser sein. Wer die GebüH-Grundlagen kennt, Honorarvereinbarungen sauber dokumentiert und ein einfaches Mahnwesen etabliert, hält den Verwaltungsaufwand klein. Mit der richtigen Software schrumpft der gesamte Prozess auf wenige Minuten pro Patient.
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